Хоть бы намекнул, что это в другом месте ... А то я ввалился и понять не смог, что это я вдруг гостем стал
По делу: практически все приличные системы коллективной работы действуют по схеме:
Сервер-клиенты. Сервер - может быть и файл-сервер. Не обязательно SQL. TeamSource например.
Клиент локально хранит свой кусок, с ним работает. Когда считает, что пора, обновляет этот кусок на сервере. Чужие куски берутся с сервера и тоже хранятся локально, но к ним нет доступа на редактирование.
Умнее ничего не придумаешь.
Насчет пропадания данных на сервере - чушь. Не бывает. Пусть ищут шаловливые ручки.