Есть маленький магазинчик, который 99% запросов/заказов товаров делает с помощью электронной почты. Задача заключается в упорядочевании документооборота. Суть в следующем:
Менеджер получает (устно/письменно/электронно) запрос от клиента, делает ЗАПРОС нескольким конкретным поставщикам (видимо должен быть лист рассылки), от которых в течении 1-2х дней приходят ответы с предложениями. Из этих ответов выбирается оптимальный вариант и делается ЗАКАЗ поставщику, в ответ на который может придти счет, некоторые поставщики счет не выставляют. Счет, если он был выставлен, оплачивается, о чем сообщается поставщику. Поставщик сообщает о сроках и методах поставки.
Вот собственно и все, однако, запросов от клиентов в день проходит около 40, около 70% из них идут в работу, получается в день необходимо обработать около 100 писем и все это в памяти один человек, который занимается только этим вполне может, но если человек по какой либо причине не сможет обрабатывать почту, то весь этот механизм накроется медным тазом.
Видимо есть вариант обработки корреспонденции типа как это сделано, например в суппорте яндекса или другой крупной компании, но вот как это реализовано не вполне понимаю.
Если не затруднит, подскажите с какой стороны подобраться к этому вопросу. 
В дальнейшем желательно все это дело завязать и на бухгалтерию.
Т.е. иметь обработанную информацию о том, в какой стадии находится запрос/заказ и товар по нему.
Спасибо, что дочитали. 

пишеш свои фильтры для smtp сервака, которые пропускают через себя всю почту, выбирают нужную, и соответственно обрабатывают ее как тебе надо  

Или нормальная система электронного делопроизводства и документооборота... описываем процесс и далее все катится по заложенному алгоритму.