1. Сливаешь себе демо версию какой-нибудь проги по делопроизводству (а лучше несколько). Смотришь. И принимаешь решение, какие элементы всей этой каши тебе нужны.
2. А может проще купить?
3. Велика вероятность того, что данно базой захотят воспользоваться еще несколько человек кроме секретаря. Поэтому рекомендую сразу рассматривать клиент-серверную архитектуру.

Да все правильно у меня знания на начальном уровне, вот просто неужто для построения списка, ну например в том же лист бох нужна БД?
Знаете я как задумал?
В общем есть этот присловутый листбох(покамест пока я не придумал что получше) и кнопка добавить(пока без сортировки) вот и на кнопку добавить вылазиет окошко с параметрами письма.(что кому номер и путь к файлу) И вот заноситься это все в одну строку листбокса, а путь к файлу кудато еще, и по нажатию на элемент листбокса открываеться именно тот файл который нам нужен.

Я в начале освоения дельфи тоже занимался такими странными методами (и думаю не я один). И хотелось бы тебя уберечь от наступания на грабли, которые прошли многие. Но, как я всегда говорю, человек успешно учится только на своих ошибках. И похоже тебе пройти эти грабли стоит. Т.к. рекомендации использования БД тебя пугают и могут вообще отбить желание решения поставленной задачи. Поэтому в добрый путь. 

Ок, думаю стоит использовать БД если так дела обстоят.

Сложно определиться, не правда ли?..
n1ll, в твоем случае надо плясать с того букваря, который ты найдешь. Важно, чтобы это было нечто "Дельфи. Работа с БД" и чтобы там была разрисована не только работа с БД из дельфи но и создание этой самой БД в ее собственном средстве. Есть плохие буквари, есть отличные: Какая книжка по делфи лучшая?. Можешь ориентироваться на эту тему, но не загоняться. Тебе ведь главное начать.

Добавлено через 2 минуты и 27 секунд

И купи/найди именно печатный вариант. По мне, электронные учебники нужны лишь, чтобы в них подсматривать. 
Хотя, если тебе лишь так, спортивный интерес...

да, есть специальный компонент в delphi. Он так и называется - специальный компонент для регистрации документов   

По мне так все можно организовать намного проще.
Если нужна простая программка для создания списка документов, то вполне можно обойтись и без БД, используя TlistView, и сохраняя/загружая данные из обычного текстового файла, сами документы можно хранить в отдельной папке на диске (туда же можно закинуть текстовый файл (сохраненный список документов)).
Сортировку можно организовать по клику на заголовке столбцов и TListView.

n1ll, 
Если тебе подойдет такой вариант решения задачи, то могу подсказать алгоритм загрузки/сохранения данных в TListView